4.4.2能力、培训和意识
组织应确保所有为它或代表它从事被确定为可能具有重大环境影响的工作的人员，都具备相应的能力。该能力基于必要的教育、培训或经历。组织应保存相关的记录。
组织应确定与其环境因素和环境管理体系有关的培训需求并提供培训，或采取其他措施来满足这些需求。应保存相关的记录。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，使为它或代表它工作的人员都意识到：
a）符合环境方针与程序和符合环境管理体系要求的重要性；
b）他们工作中的重要环境因素和实际的或潜在的环境影响，以及个人工作的改进所能带来的环境效益；
c）他们在实现与环境管理体系要求符合性方面的作用与职责；
d）偏离规定的运行程序的潜在后果。
4.4.3信息交流
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用于有关其环境因素和环境管理体系的：
a）组织内部各层次和职能间的信息交流；
b）与外部相关方联络的接收、形成文件和回应。
组织应决定是否应其重要环境因素与外界进行信息交流，并将决定形成文件。如决定进行外部交流，就应规定交流的方式并予以实施。
4.4.4文件
环境管理体系文件应包括：
a）环境方针、目标和指标；
b）对环境管理体系的覆盖范围的描述；
c）对环境管理体系主要要素及其相互作用的描述，以及相关文件的查询途径；
d）本标准要求的文件，包括记录；
e）组织为确保对涉及重要环境因素的过程进行有效策划、运行和控制所需的文件和记录。
4.4.5文件控制
应对本标准和环境管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种特殊的文件，应该按照4.5.4的要求进行控制。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，以规定：
a）在文件发布前进行审批，确保其充分性和适宜性；
b）必要时对文件进行评审和新，并重新审批；
c）确保对文件的改和现行修订状态做出标识；
d）确保在使用处能得到适用文件的有关版本；
e）确保文件字迹清楚，标识明确；
f）确保对策划和运行环境管理体系所需的外部文件做出标识，并对其发放予以控制；
g）防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留，要做出适当的标识。
3.6
环境因素 environment factors
一个组织（3.16）的活动、产品和服务中能与环境（3.5）发生相互作用的要素。
注：重要环境因素是指具有或能够产生重大环境影响的环境因素。
3.7
环境影响 environment effect
全部或部分地由组织（3.16）的环境因素（3.6）给环境（3.5）造成的任何有害或有益的变化。
3.8
环境管理体系environmental management system(EMS)
组织（3.16）管理体系的一部分，用来制定和实施其环境方针（3.11），并管理其环境因素（3.6）。
注1：管理体系是用来建立方针和目标，并进而实现这些目标的一系列相互关联的要素的集合。
注2：管理体系包括组织结构、策划活动、职责、惯例、程序（3.19）、过程和资源。
3.9
环境目标environmental objective
组织（3.16）依据其环境方针（3.11）规定的自己所要实现的总体环境目的。
3.10
环境绩效environmental performance
组织（3.16）对其环境因素（3.6）进行管理所的可测量结果。
注：在环境管理体系条件下，可对照组织（3.16）的环境方针（3.11）、环境目标（3.9）、环境指标（3.12）及其他环境绩效要求对结果进行测量。
3.3
纠正措施corrective action
为消除已发现的不符合（*）的原因所采取的措施。
3.4
文件document
信息及其承载媒介。
注1：媒介可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
注2：摘纺自GB/T19000－2008，3.7.2。
3.5
环境environment
组织（3.16）运行活动的外部存在，包括空气、水、土地、自然资源、植物、动物、人，以及它们之间的相互关系。
注：从这一意义上，外部存在从组织（3.16）内延伸到**系统。
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